- Как правильно хранить документы в офисе
Меню
Малокитаевская
улица, Киев29
900–1800

Как правильно хранить документы в офисе

Дата публикации: 17 мая 2021

Важные документы и ненужная бумажная продукция постоянно захламляет не только домашний журнальный столик, но и рабочее место в офисе. Как вы знаете, правильная организация пространства способна повысить эффективность сотрудников, поэтому вам стоит заняться разбором документации на работе, если вы этого еще не делали.

Далеко не все бумаги активно используются офисными специалистами. Некоторые из них бывают нужны раз в неделю, а то и в месяц, а это значит, что на столе их не стоит хранить, чтобы освободить пространство. Существует масса способов решения проблемы с хранением документов. Сегодня вы о них узнаете, но для начала следует разобраться, кто должен заниматься этой задачей в компании.

Правильное хранение документации: чья задача?

Разобрать документы, которые накопились за деятельность компании, но так и не дождались организованного хранения, может секретарь директора. Как правило, человек на этой должности отвечает за работу с документацией, хотя большой разбор накопившихся бумаг можно назначить целому структурному подразделению, если речь идет о больших компаниях. В небольших фирмах лучше всего распределить ответственность и выбрать одного специалиста из структурного подразделения в качестве ответственного лица за правильное хранение документов. Эта ответственная работа добавляется к списку основных должностных обязанностей.

Как правильно хранить документы в офисе

Принципы организации правильной системы хранения документации

Несмотря на активное внедрение электронного документооборота, бумажные отчеты, журналы, акты, договоры и другие физические носители информации все еще занимают много места на столах офисных сотрудников. Организовать их эффективное хранение помогают приспособления, представленные в широком ассортименте на канцелярском рынке и в интернет-магазине Office-Mix. Для быстрого сбора документов подходят такие инструменты:

  • Лотки – лучший вариант для ежедневной корреспонденции с сортировкой писем;
  • Скоросшиватели – папки, в которых удобно хранить документы, которые еще не скоро понадобятся, на корешках можно оставлять опознавательные подписи;
  • Короба – легкие ящики для договоров, актов в архиве, можно купить изделия разных цветов, чтобы отсортировать бумаги по разным направлениям работы.

Лотки для бумаг, горизонтальные и вертикальные накопители, боксы и десятки видов папок предназначаются для организованного хранения документов в офисе. С каждым из вариантов удобно работать в зависимости от цели приобретения. Организовать документооборот удастся и в больших, и в маленьких компаниях, нужно лишь запастись нужными канцтоварами.

Где купить приспособления для систематизации документации

Систематизация отчетов и других деловых бумаг – это лишь первая ступенька к оптимальному хранению. Важно не единожды перебрать все материалы и сложить их по папкам, а выработать полноценный механизм движения документов, чтобы они сразу попадали в нужные места. Купите папки и короба, в магазине Office-Mix, а также выработайте собственный классификационный принцип, повышающий эффективность документооборота.

Пока никто не оценивал. Будьте первыми :-)

Наши клиенты
alert text

Добавить в корзину

Вверх »