Як правильно зберігати документи в офісі

Важливі документи та непотрібна паперова продукція постійно захаращує не тільки домашній журнальний столик, але і робоче місце в офісі. Як ви знаєте, правильна організація простору здатна підвищити ефективність співробітників, тому вам варто зайнятися розбором документації на роботі, якщо ви цього ще не робили.

Далеко не всі папери активно використовуються офісними фахівцями. Деякі з них бувають потрібні раз в тиждень, а то і в місяць, а це значить, що на столі їх не варто зберігати, щоб звільнити простір. Існує маса способів вирішення проблеми зі зберіганням документів. Сьогодні ви про них дізнаєтеся, але для початку слід розібратися, хто повинен займатися цим завданням в компанії.

Правильне зберігання документації: чиє завдання?

Розібрати документи, які накопичилися за діяльність компанії, але так і не дочекалися організованого зберігання, може секретар директора. Як правило, людина на цій посаді відповідає за роботу з документацією, хоча великий розбір накопичилися паперів можна призначити цілому структурному підрозділу, якщо мова йде про великих компаніях. У невеликих фірмах найкраще розподілити відповідальність і вибрати одного фахівця з структурного підрозділу в якості відповідальної особи за правильне зберігання документів. Ця відповідальна робота додається до списку основних посадових обов'язків.

Принципи організації правильної системи зберігання документації

Незважаючи на активне впровадження електронного документообігу, паперові звіти, журнали, акти, договори та інші фізичні носії інформації все ще займають багато місця на столах офісних співробітників. Організувати їх ефективне зберігання допомагають пристосування, представлені в широкому асортименті на канцелярському ринку і в інтернет-магазині Office-Mix . Для швидкого збору документів підходять такі інструменти:

• Лотки - кращий варіант для щоденної кореспонденції з сортуванням листів;
• Швидкозшивачі - папки, в яких зручно зберігати документи, які ще не скоро знадобляться, на корінцях можна залишати розпізнавальні підпису;
• Короба - легкі ящики для договорів, актів в архіві, можна купити вироби різних кольорів, щоб впорядкувати папери за різними напрямками роботи.

Лотки для паперів, горизонтальні і вертикальні накопичувачі, бокси і десятки видів папок призначаються для організованого зберігання документів в офісі. З кожним з варіантів зручно працювати в залежності від мети придбання. Організувати документообіг вдасться і в великих, і в маленьких компаніях, потрібно лише запастися потрібними канцтоварами.

Де купити пристосування для систематизації документації

Систематизація звітів та інших ділових паперів - це лише перша сходинка до оптимального зберігання. Важливо не один раз перебрати всі матеріали і скласти їх по папках, а виробити повноцінний механізм руху документів, щоб вони відразу потрапляли в потрібні місця. Купіть папки і короба , в магазині Office-Mix, а також виробіть власний класифікаційний принцип, що підвищує ефективність документообігу.