Что такое архивный короб и его применение в организациях
Архивный короб — весьма полезное приобретение для офиса и дома. Его основное предназначение заключается в хранении документации, но использовать ящики из плотного картона можно и для других целей. Они гарантируют упорядоченность и сохранность содержимого, позволяют быстро находить нужные отчеты и принадлежности, а также избавиться от визуального шума. Архивные короба стоит купить оптом в магазине Office-Mix для применения в офисах компаний с разными направлениями деятельности. Удобной системе архивации найдется место в самом маленьком кабинете.
Зачем нужен архивный короб
Архивный короб — это вместительная и практичная конструкция. Ее предназначение заключается в обеспечении места для удобного и безопасного хранения документов. Речь идет о бумагах, которые не используются активно, но нуждаются в сбережении еще некоторое время. В архивных коробах можно хранить документацию для аудитов или проверок. Покупка современных систем архивации позволяет освободить место в рабочем кабинете, сделать его более просторным и уютным. В результате специалисты не будут теряться в куче бумаг и смогут сконцентрироваться на актуальных задачах.
Виды архивных коробов
Архивные короба изготавливаются из разных материалов. По этому принципу гораздо проще выделить их разновидности. Наибольшей популярностью пользуются системы архивации, которые выполнены из плотного картона. Они могут быть дополнительно оснащены крышкой. Их легко маркировать, чтобы идентифицировать документы, которые находятся внутри.
Более стойкими к механическим воздействиям, загрязнениям и влаге считаются пластиковые архивные короба. С ними также не возникает проблем с описью содержимого и хранением обычной документации. Самыми надежными и прочными в категории являются металлические шкафы. В них помещается огромное количество документов. Столь огромные короба чаще применяются в архивах больших корпораций.
Как собрать архивный короб
Если говорить о сборке архивного короба, то речь идет о картонной или пластиковой версии изделия. Процесс не вызывает трудностей, но важно помнить, что от качества сборки зависит эффективность в процессе хранения документации. Когда вы получили разобранный короб, выполните следующие действия:
- разместите развертку на плоской поверхности, выделив центральный фрагмент, который станет дном;
- аккуратно сгибайте края для формирования надежных бортиков, выполните их фиксацию с помощью клейкой ленты или скрепок;
- опустите дно на бортики, чтобы убедиться в плотном прилегании.
После этого остается лишь закрыть крышку конструкции. Она должна хорошо фиксироваться, чтобы защищать документы.
Правила хранения документов в архивном коробе
Архивные короба оказывают бесценную помощь в эффективной организации хранения документов. Но для этого необходимо соблюдать некоторые правила, чтобы при необходимости быстро найти нужный документ в хорошем состоянии:
- Маркировка на каждом коробе должна содержать важные сведения о содержимом, а также даты и другую информацию для облегчения поиска.
- Тщательная сортировка перед выкладыванием документов в короб помогает избавиться от лишних бумаг, которые занимают место, но точно не пригодятся.
- Учет систем архивации. Следует вести перечень не только содержимого ящиков, но и самих архивных коробов.
- Документация нуждается в дополнительной защите внутри картонных ящиков. Это могут быть пластиковые папки либо дополнительные слои бумаги.
Используйте рабочее пространство эффективно вместе с архивными коробами, купленными на сайте Office-Mix. Подбирайте оптимальные модели вместе с нашими менеджерами.
