Що таке архівний короб та його застосування в організаціях
Архівний короб — дуже корисне придбання для офісу та будинку. Його основне призначення полягає у зберіганні документації, але використовувати ящики із щільного картону можна і для інших цілей. Вони гарантують упорядкованість та збереження вмісту, дозволяють швидко знаходити потрібні звіти та приладдя, а також позбутися візуального шуму. Архівні короби варто купити оптом у магазині Office-Mix для застосування в офісах компаній із різними напрямками діяльності. Зручною системою архівації знайдеться місце у найменшому кабінеті.
Навіщо потрібний архівний короб
Архівний короб — це містка та практична конструкція. Її призначення полягає у забезпеченні місця для зручного та безпечного зберігання документів. Йдеться про папери, які не використовуються активно, але потребують заощадження ще деякий час. У архівних коробах можна зберігати документацію для аудитів чи перевірок. Купівля сучасних систем архівації дозволяє звільнити місце у робочому кабінеті, зробити його більш просторим та затишним. В результаті фахівці не губляться в купі паперів і зможуть сконцентруватися на актуальних завданнях.
Види архівних коробів
Архівні короби виготовляються з різних матеріалів. За цим принципом набагато простіше виділити їх різновиди. Найбільшою популярністю користуються системи архівації, які виготовлені із щільного картону. Вони можуть додатково оснащені кришкою. Їх легко маркувати, щоб ідентифікувати документи, що знаходяться усередині.
Більш стійкими до механічних впливів, забруднення та вологи вважаються пластикові архівні короби. З ними також не виникає проблем із описом вмісту та зберіганням звичайної документації. Найнадійнішими та найміцнішими в категорії є металеві шафи. Вони міститься величезна кількість документів. Такі величезні короби найчастіше застосовуються в архівах великих корпорацій.
Як зібрати архівний короб
Якщо говорити про складання архівного короба, то йдеться про картонну або пластикову версію виробу. Процес не викликає труднощів, але важливо пам'ятати, що від якості складання залежить ефективність у процесі зберігання документації. Коли ви отримали розібраний короб, виконайте такі дії:
- розмістіть розгортку на плоскій поверхні, виділивши центральний фрагмент, який стане дном;
- акуратно згинайте краї для формування надійних бортиків, виконайте їх фіксацію за допомогою клейкої стрічки або скріпок;
- опустіть дно на борти, щоб переконатися у щільному приляганні.
Після цього залишається лише закрити кришку конструкції. Вона має добре фіксуватись, щоб захищати документи.
Правила зберігання документів в архівному коробі
Архівні короби надають безцінну допомогу в ефективній організації зберігання документів. Але для цього необхідно дотримуватись деяких правил, щоб при необхідності швидко знайти потрібний документ у хорошому стані:
- Маркування на кожному коробі має містити важливі відомості про вміст, а також дати та іншу інформацію для полегшення пошуку.
- Ретельне сортування перед викладанням документів у короб допомагає позбутися зайвих паперів, які займають місце, але точно не знадобляться.
- Облік систем архівації. Слід вести перелік не лише вмісту ящиків, а й самих архівних коробів.
- Документація потребує додаткового захисту всередині картонних ящиків. Це можуть бути пластикові папки або додаткові шари паперу.
Використовуйте робочий простір ефективно разом із архівними коробами, купленими на сайті Office-Mix. Підбирайте оптимальні моделі разом із нашими менеджерами.
